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L’appel découverte, ou appel de vente, est souvent déterminant pour une assistante virtuelle. Si tout se passe bien, tu peux convertir ton prospect en client, dès ce premier contact. Pour mettre toutes les chances de ton côté, voici les questions indispensables à poser lors d’un appel découverte.
Quelles sont les motivations du prospect ?
Sur le groupe Facebook « La boite à tuto des assistantes » , on m’a demandé quelles étaient les questions indispensables à poser lors d’un appel découverte. Ce premier contact entre une assistante virtuelle et son prospect est en effet très important (d’ailleurs, si ce n’est pas déjà fait, je t’invite à te créer un calendrier en ligne afin que tes potentiels clients puissent prendre facilement rendez-vous avec toi).
Dès le début de l’entretien, demande à ton prospect pourquoi il souhaite déléguer certaines tâches. Cette question peut paraître bizarre, mais connaître les motivations de ton interlocuteur va te permettre de savoir s’il a réellement besoin d’une assistante virtuelle et s’il compte s’engager dans votre relation. Cet élément de réponse sera également le meilleur moyen pour toi d’apporter ta valeur et ton expertise tout au long de l’appel découverte.
Quelles missions le prospect veut-il déléguer ?
Interroge ensuite ton prospect sur les tâches qu’il souhaite te confier. Il n’est pas rare que des entrepreneurs réservent des appels découverte sans vraiment le savoir. Je t’invite donc à l’inciter à y réfléchir en amont, en lui posant la question dans ton calendrier en ligne, lorsqu’il prend rendez-vous avec toi.
Si malgré cela, il ne sait toujours pas quelles missions il pourrait te déléguer, aide-le à les identifier en lui posant les questions suivantes :
Qu’est-ce qui chronophage pour vous ?
Qu’est-ce qui est anxiogène ?
Qu’est-ce que vous en avez marre de faire ?
Qu’est-ce qui n’est pas de votre cœur d’activité ?
Qu’est-ce qui est une charge mentale et que vous n’avez plus du tout envie de faire ?
Grâce à cela, tu vas pouvoir lister toutes les missions qu’il devrait déléguer : celles qui lui pèsent ou qui ne sont pas de son expertise. Ensuite, à toi de lui dire en toute transparence, celles pour lesquelles tu peux l’accompagner et celles que tu ne sais pas faire.
Pas de panique ! Bien sûr, le fait que tu ne sois pas apte à réaliser une certaine mission peut être rédhibitoire pour ton prospect. L’appel découverte s’arrêtera donc là, et c’est totalement OK.
Mais il est également possible que le client te propose de te former sur la mission en question, pour pouvoir l’accompagner malgré tout. À toi d’être force de proposition, de lui dire que ça t’intéresserait d’apprendre et de le faire pour lui, et d’aller de former sur le tas !
Quelle vision l'entrepreneur a-t-il de son entreprise?
Questionne ton prospect sur la vision qu’il a de son entreprise à court, moyen et long terme. Tu sauras ainsi comment il envisage votre collaboration. A-t-il besoin d’un bras droit, auquel cas tu vas vraiment pouvoir l’aider, l’épauler et lui apporter de la valeur ? Ou, à l’inverse, n’a-t-il besoin de toi que pour une mission one shot ?
Grâce à cette question, tu vas également voir s’il a une vision claire de son entreprise et de là où il veut l’emmener. Un entrepreneur qui est dans le flou par rapport à sa propre entreprise aura du mal à collaborer avec son assistante, parce qu’il ne sait pas dans quelle direction aller. Il risque de te donner des missions, puis de les changer, avant de revenir dessus à nouveau… Alors que si ton prospect a une vision claire et des objectifs pour son entreprise, tu pourras vraiment l’aider à les atteindre.
De combien d'heures le prospect a-t-il besoin d'une assistante virtuelle ?
Parmi les questions indispensables à poser lors d’un appel découverte figure également la notion de volume horaire. De combien de temps ton prospect a-t-il besoin de toi ?
Beaucoup risquent de te répondre qu’ils ne savent pas ou qu’ils ne se rendent pas compte du temps nécessaire à la réalisation des tâches qu’ils souhaitent de confier. Pour évaluer le quota horaire idéal, tu peux tout simplement demander à ton prospect combien de temps les missions lui prennent à lui actuellement. Tu peux également t’appuyer sur ta propre expérience.
Attention toutefois à bien tout prendre en considération. Créer un ebook de 5 pages ou ebook de 20 pages, par exemple, ça ne prend pas le même temps. Assure-toi donc de poser des questions précises pour chaque mission qui te sera confiée, afin d’évaluer au mieux le temps dont tu auras besoin.
Quels sont les détails de chaque mission ?
Pose énormément de questions sur les missions que ton prospect souhaite te déléguer. De quoi vas-tu avoir besoin ? Quel est la stratégie de ton potentiel client sur cette tâche ? Comment se connecter à tel logiciel ? Je ne peux malheureusement pas anticiper toutes les questions que tu vas devoir poser puisqu’elles seront propres à chaque mission. Mais assure-toi d’avoir le maximum de détails sur chacune d’elles. Ainsi, tu auras toutes les clés en main pour établir le devis le plus précis possible.
Ne crains pas de poser trop de questions ! L’appel découverte est un échange, mais c’est toi qui dois le mener, pas ton prospect. Cela va le rassurer de voir que tu t’intéresses à son entreprise, que tu es investie et que tu sais de quoi tu parles. C’est à toi d’aller chercher les informations parce que c’est toi qui en as besoin pour ton organisation. Tu dois faire la démarche, car ton potentiel client ne peut pas anticiper, ni même deviner ce dont tu as besoin pour effectuer ton travail.
Quels outils utilise le prospect ?
L’appel découverte doit également te permettre de te renseigner sur les outils dont tu as besoin et que tu dois savoir gérer. Si ton prospect souhaite que tu réalises ses newsletters, que tu as l’habitude de travailler sur Mailchimp ou Convertkit, mais qu’il veut que tu utilises Activ Campaign, tu dois lui dire si oui ou non tu peux travailler avec cet outil.
Cette question est indispensable. Des clients vont refuser un contrat parce que, pour eux, certains outils sont non négociables, alors que d’autres vont accepter de te former. Donc, pense bien à demander les outils qu’utilise le client et qu’implique chaque mission.
Quelles sont les deadlines du client ?
Autre question très importante à aborder lors de l’appel découverte : les deadlines à respecter. Dans la continuité de la vision et des objectifs qu’il se fixe pour son entreprise, ton prospect va t’imposer des délais. Assure-toi qu’ils sont raisonnables et que tu peux les tenir avant de t’engager dans la mission. Si ce n’est pas le cas, renonce au contrat !
Connaître les échéances te permettra également de les planifier dans ton agenda, d’avoir une meilleure organisation et d’être plus productive.
L’organisation de l'assistante virtuelle est-elle compatible avec celle de son prospect ?
Le dernier point que je t’invite à aborder lors de l’appel découverte n’est pas vraiment une question. Mais il me semble indispensable que tu expliques en toute transparence à la personne en face de toi, la manière de fonctionner de ton entreprise.
Je te rappelle que tu es entrepreneure, que tu as des process (si ce n’est pas le cas, je te conseille d’en mettre en place rapidement !) et que tu as ta propre façon de travailler. Explique ton organisation à ton client, ce avec quoi tu es à l’aise, ce que tu as déjà mis en place… et valide avec lui que cela lui convient.
Je suis quelqu’un de très organisée et de très structurée. Il m’est arrivé lors d’un appel découverte d’avoir en face de moi quelqu’un de totalement différent, que mon organisation a effrayé. Et c’est totalement OK ! Je n’ai pas eu peur de perdre ce contrat. Si je n’avais pas été transparente et que j’avais accepté de travailler avec ce client un petit peu trop brouillon pour moi, notre collaboration aurait été trop anxiogène et lourde en charge mentale pour moi. Donc il est important d’être transparente avec tes prospects sur ta façon de travailler pour attirer à toi des contrats qui te correspondent.
Il y aurait encore bien d’autres choses à demander à ton prospect, mais voilà pour moi les questions indispensables à poser lors d’un appel découverte. L’objectif est d’obtenir le plus d’informations sur ton potentiel client et sur son entreprise, mais aussi de parler de toi et de la façon dont tu aimes travailler pour voir si le match entre vous deux est possible. Parfois, ce ne sera pas le cas et ce n’est pas grave. On ne peut pas plaire à tout le monde ni avoir l’expertise qui convient pour toutes les missions. Si ça ne fonctionne pas cette fois, tu trouveras un autre client à coup sûr ! Mais si ça matche : félicitations… et bon début de collaboration à vous deux !
Et toi, penses-tu à d’autres questions indispensables à poser lors de l’appel découverte ? Viens les noter en commentaire pour aider la communauté des assistantes virtuelles !
