• mnchassaigne

4 utilisations ultra-pratiques de Notion pour une assistante virtuelle

Dernière mise à jour : 6 mai

Tu voudrais pouvoir collaborer efficacement avec tes clients, déléguer facilement, te constituer un CRM sur mesure et assurer le suivi de ton entreprise avec un seul et même outil ? Ne cherche plus ! Utiliser Notion pour une assistante virtuelle, c’est l’assurance de gagner en temps, en productivité et en sérénité !

Préambule : Notion, c'est quoi ?

Notion est un outil d’organisation en ligne hyper puissant. Grâce à une seule interface, tu peux entièrement piloter ton activité d’assistante virtuelle (et même ta vie personnelle !). Notion centralise toutes les informations qui sont disséminées dans diverses applications et devient le centre de commandement de ton entreprise.

De prime abord, l’application n’est pas très sexy et peut paraître compliquée à prendre en main. D’ailleurs, je ne vais pas te mentir, il faut quelques connaissances pour vraiment en tirer parti. C’est pourquoi certaines personnes rechignent à l’utiliser. Mais une fois que tu as compris comment il fonctionne, Notion t’offre des possibilités illimitées et constitue un atout à fort potentiel pour les assistantes virtuelles. C’est en tout cas devenu le logiciel que j’utilise au quotidien pour organiser et gérer mon entreprise. Il me sert dans quatre grands domaines.


Collaborer efficacement avec ses clients grâce à Notion quand on est assistante virtuelle

Notion n’est pas seulement un outil de prise de notes et de gestion de projets. C’est aussi un outil collaboratif. Tous mes clients ne l’utilisent pas, mais mes collaborations sont vraiment simplifiées avec ceux qui l’ont adopté.

Dans Notion, tu peux échanger des messages avec tes clients et partager des documents. Fini de fouiller dans tes mails pour retrouver une information importante ou de te demander où est le document dont tu as besoin… Tout est concentré au même endroit.

Ton client a également une meilleure visibilité sur l’avancée de ton travail. À tout moment, il peut savoir où tu en es, sans avoir besoin de t’appeler ou de t’envoyer un mail.

Et toi, tu te libères de la charge mentale. Tu sais précisément ce que tu as à faire. Au final, Notion te permet de gagner en temps et en productivité. Ta collaboration avec ton client est beaucoup plus efficace et tu démontres ton professionnalisme.


Utiliser Notion pour déléguer facilement quand on est assistante virtuelle

Ce n’est pas parce que tu es assistante que tu ne peux pas déléguer ! Bien au contraire. Et là encore, l’outil collaboratif Notion peut t’être d’une grande aide, si la personne avec qui tu travailles l’utilise également. Tu peux ainsi :

  • lui transmettre des informations (instructions, codes d’accès, documents audio, vidéo, photo, textes…) ;

  • les stocker toutes au même endroit ;

  • échanger des messages ;

  • connaître l’évolution des différentes missions que tu lui as confiées ;

  • et avoir un retour visible.

Comme avec tes clients, c’est un excellent moyen de gagner en temps et en efficacité.



Construire son CRM sur mesure avec Notion

Comme tu le sais, je propose une formation pour permettre aux assistantes de vivre à 100 % de leur activité. Et bien, grâce à Notion, j’ai créé une base de données pour assurer le suivi de toutes mes coachées. C’est un véritable CRM (Customer relationship management, ou outil de gestion de la relation client, en français).

À l’intérieur, j’ai intégré différents tableaux et je peux suivre :

  • mes prospects ;

  • les personnes qui se sont inscrites à la formation ;

  • les séances d’accompagnement que j’ai réalisées (avec les dates et le résumé des échanges) ;

  • tous les documents de début et de fin de collaboration ;

  • les paiements…

Tout est centralisé au même endroit. Gain de temps et de sérénité assurés. Si demain, j’ai un contrôle, je peux immédiatement trouver les informations dont j’ai besoin. Et le suivi de chaque cliente est grandement facilité.

Même si tu n’as pas de formation, toi aussi tu peux utiliser Notion pour créer ton CRM et offrir un suivi aux petits oignons à tes clients. Et comme c’est à toi de construire les tableaux dont tu as besoin, ton CRM sera vraiment adapté à ton activité.


Utiliser Notion quand on est assistante virtuelle pour assurer le suivi de son entreprise

Quand on est assistante virtuelle, il n’y a pas que nos clients qui ont besoin d’être suivis. Il y a également toutes les données relatives à notre entreprise. Bonne nouvelle : Notion te permet aussi de le faire !

En plus de ton CRM, tu peux ainsi créer des pages et des tableaux pour réaliser ta comptabilité (suivi de ton chiffre d’affaires et de tes charges), regrouper tous les éléments de ton identité visuelle, établir ton planning éditorial… La seule limite est ton imagination !





Depuis que j’ai découvert Notion, je ne peux plus m’en passer. Cette application a été une révélation ! Elle me permet d’être beaucoup plus productive, plus carrée dans mon travail et d’avoir une vision globale de mon activité puisque tout est regroupé au même endroit. Mais comme je le disais, utiliser Notion quand on est assistante virtuelle demande des connaissances techniques. J’ai trouvé ça long de me former avec des vidéos gratuites, alors j’ai investi dans la formation Notion Simplifié de Céline Bonifacio. Le module 3 sur la collaboration et le module 4 sur l’automatisation sont des pépites pour les assistantes virtuelles !

Et toi, utilises-tu Notion pour gérer ton entreprise ?