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Tu as entendu parler de l’assistanat virtuel et tu te demandes si tu pourrais te lancer dans cette activité. Quelles sont les spécificités d’une assistante freelance ? Quelles qualités dois-tu avoir pour réussir en tant qu’assistante digitale ? Quels sont les inconvénients du métier d’office manager ? Je te propose un tour d’horizon complet qui te permettra de savoir si tu es faite pour être assistante virtuelle.
Qu'est-ce que l'assistanat virtuel ?
Descriptif de l’activité d’assistante freelance
Une assistante virtuelle est la version 2.0 de la secrétaire ou de l’assistante de direction. Au lieu de travailler au sein d’une entreprise dont elle est salariée, c’est une indépendante qui exerce à distance pour plusieurs clients. Elle réalise pour eux des missions de support pour leur activité. C’est le bras droit des entrepreneurs qu’elle accompagne.
Depuis 2020, les assistantes externalisées sont de plus en plus visibles sur les réseaux sociaux. Cette activité est répandue à l’étranger, surtout aux États-Unis. Elle est arrivée récemment en France et connaît un véritable engouement depuis la crise du Covid.
Il faut dire que le métier a de nombreux avantages. Par définition, une assistante freelance est à son compte et indépendante. Elle peut travailler d’où elle veut : de chez elle ou d’ailleurs (coucou, les digital nomads !). Elle est libre de voyager, de choisir son planning et surtout, de travailler avec les clients qu’elle veut.
Les missions d’une assistante digitale
Ne va pas croire qu’une assistante indépendante ne fait que gérer des emails et répondre au téléphone ! Le métier est tellement plus riche que ça ! En réalité, une assistante virtuelle peut tout faire, mais il n’y a pas de missions spécifiques communes à toutes. Chacune peut proposer des services totalement différents de ses collègues. En fonction de ses goûts, de ses expériences et de ses clients, ses missions peuvent être extrêmement variées :
communication ;
marketing ;
digital ;
gestion administrative ;
comptabilité…
Le principal est qu’elle soit polyvalente. Bien sûr, elle peut être spécialisée (c’est d’ailleurs une chose que je te recommande, si tu es faite pour être assistante virtuelle). Mais la polyvalence est un avantage qui permet de répondre plus facilement aux demandes des clients. Dans mon cas, il n’est pas rare qu’un entrepreneur fasse appel à mes services pour une compétence particulière, puis me confie de plus en plus de missions au fil de notre collaboration. Une bonne assistante virtuelle, c’est un peu un couteau suisse !
Pour déterminer les missions que tu vas proposer, renseigne-toi sur les besoins de ton client idéal et assure-toi que ton offre y répond. Pas de panique si tu ne maîtrises pas toutes les tâches que tu voudrais. Avance au fur et à mesure. Acquiers de nouvelles compétences en te formant en autodidacte ou via des programmes payants. Tu proposeras ainsi un service de meilleure qualité à tes clients et il n’y aura pas de limites aux missions que tu pourras réaliser.
Les clients d’une assistante virtuelle
Selon moi, les clients parfaits d’une assistante virtuelle sont les entrepreneurs en ligne. C’est d’ailleurs sur ce créneau que j’ai axé ma formation . Bien entendu, ce ne sont pas les seuls clients potentiels. Des commerçants, des artisans et bien d’autres entrepreneurs peuvent faire appel à une assistante freelance.
Mais à mon sens, les webpreneurs offrent de véritables opportunités. D’une part, ils n’ont pas peur de travailler en ligne, puisque c’est leur mode de fonctionnement. Et d’autre part, il y a un réel besoin, car les entrepreneurs en ligne connaissent une croissance fulgurante. Ils souhaitent donc déléguer des tâches à des personnes de confiance, flexibles et polyvalentes pour gagner du temps et développer leur activité.
Les qualités qui prouvent que l'on est faite pour être assistante virtuelle
Maintenant que tu en sais un peu plus sur l’activité d’assistante virtuelle, voyons ce dont tu as besoin pour réussir. Parce que contrairement à ce que l’on entend parfois, ce n’est pas un métier « facile ». Même si tu n’as pas besoin d’un bac + 5 pour le pratiquer, il demande des prérequis que tu n’as peut-être pas.
Avoir un mindset d’entrepreneure
Entreprendre n’est pas à la portée de tout le monde et ne plaît pas forcément. Or, être assistante virtuelle, c’est aussi être cheffe d’entreprise. Une microentreprise ou une petite entreprise certes, mais une entreprise tout de même. Il faut donc prospecter, que ce soit de façon dure (phoning, emailing) ou douce (inbound marketing et content marketing qui constituent ma technique pour trouver des clients). Et il faut mettre en place des stratégies pour se démarquer de la concurrence, attirer de nouveaux prospects et les convertir. Si tu n’as pas envie de faire tout ça, tu n’es sans doute pas faite pour être assistante virtuelle.
Trop de jeunes femmes se lancent dans l’aventure en tentant de transvaser les recettes du salariat vers l’entrepreneuriat. Cela ne peut pas fonctionner. Seul un mindset d’entrepreneure permet de vivre à 100 % de son activité quand on est freelance.
Savoir s’autodiscipliner
As-tu la faculté de travailler de chez toi en toute autonomie sans te laisser distraire par ton téléphone portable ou la télévision ? Penses-tu pouvoir trouver la motivation suffisante pour réaliser des missions pour tes clients ou aller en chercher de nouveaux, sans que personne ne te dise de le faire ? Ce sont des questions auxquelles tu dois répondre honnêtement si tu veux vraiment savoir si tu es faite pour être assistante virtuelle. Sans un minimum d’autodiscipline, ce n’est pas la peine d’y penser.
Aimer travailler en équipe
Faire preuve d’autonomie ne signifie pas travailler seule. Et de fait, devenir assistante freelance nécessite une appétence pour le travail en équipe. Plus qu’une simple exécutante, une assistante virtuelle est le bras droit de l’entrepreneur qu’elle accompagne. Elle doit être force de proposition, aimer créer des liens avec ses clients et approfondir la relation pour répondre du mieux qu’elle peut à leurs besoins. Elle peut également être amenée à travailler avec d’autres freelances lorsque ses clients délèguent plusieurs domaines de leur business.
Disposer d’outils performants
On n’y pense pas toujours, mais avoir une bonne connexion internet qui te permet de communiquer avec tes clients et de travailler est indispensable pour devenir une assistante digitale. Si tu vis dans une zone blanche, tu vas devoir renoncer au métier… ou déménager !
Tu auras aussi besoin de certains outils : a minima un ordinateur et un téléphone, et certainement quelques logiciels. L’aspect technique ne doit pas te ralentir et c’est un investissement à prévoir lorsqu’on est assistante virtuelle.
Être réactive et disponible
Ta personnalité joue un grand rôle dans le choix de ton activité. Dans les témoignages que j’ai recueillis auprès de 10 assistantes professionnelles , la réactivité et la disponibilité arrivent en tête des qualités à posséder pour réussir en tant qu’assistante virtuelle. Alors, si tu n’es pas du genre à vouloir te mettre au service de ton client, ce métier n’est probablement pas fait pour toi. Même s’il faut imposer des limites, une assistante virtuelle est le bras droit d’un entrepreneur qui a besoin d’elle, parfois en urgence. Prends-en conscience, car pour certaines personnes, c’est une charge mentale trop lourde à gérer.
Voilà, je pense avoir fait le tour des caractéristiques du métier d’assistante virtuelle. Même si en apparence, il semble simple, dans la pratique, ce n’est pas toujours le cas. Ce n’est donc pas une activité qui s’adresse à tout le monde. Certes, elle a tout un tas d’avantages (choisir son planning, ses clients, ses missions, son lieu de travail…), mais elle a aussi ses contraintes qu’il ne faut pas négliger.
Alors, quel est le verdict en ce qui te concerne ? Es-tu faite pour être assistante virtuelle ? Si tu te sens l’âme d’une entrepreneure, si tu es passionnée de digital, si tu souhaites travailler avec cœur au service de clients webpreneurs, il y a de grandes chances que ce soit le cas ! Je peux t’accompagner sur le chemin de la réussite avec ma formation pour assistantes virtuelles . Avec elle, tu auras les bases pour vivre à 100 % de ton activité et kiffer ta vie en créant ta version du métier d’assistante indépendante.
