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Devenir assistante freelance permet de partir en congé quand on en a envie et autant de temps qu’on en a envie. Enfin ça, c’est en théorie. Parce que si tu veux toujours avoir des clients à ton retour, il y a quelques détails à organiser avant de boucler tes valises. Voici mes 5conseils pour bien gérer ses vacances d’assistante virtuelle.
1. Prévoir son départ en congé à l’avance
Prendre des vacances est un droit, et je dirais même un devoir. Décrocher du travail pendant quelques semaines est important pour recharger tes batteries. Mais quand on est freelance, et encore plus quand on est assistante virtuelle, on a parfois du mal à lâcher prise. Beaucoup trop d’assistantes externalisées renoncentà partir en congés, que ce soit par:
peur de «laisser tomber» leurs clients;
crainte de se priver de revenus pendant une période;
stress de ne pas savoir comment s’organiser.
Pour bien gérer ses vacances d’assistante virtuelle, mon premier conseil est de prévoir son départ bien en amont. Lorsque tu comptes t’absenter une, deux, trois semaines ou même un mois, je t’invite à le planifier le plus tôt possible.
Bien sûr, tu peux décider de t’accorder quelques jours off en dernière minute. Mais dès lors que tu souhaites décrocher pendant une semaine entière ou plus, tu devrais le programmer plusieurs mois à l’avance. Cela te permettra d’anticiper ton départ et de t’organiser en conséquence. Mais aussi de prévenir tes clients suffisamment tôt pour qu’ils s’organisent de leur côté.
2. Prévenir ses clients de ses dates de vacances très en amont
Et c’est justement mon deuxième conseil pour bien gérer ses vacances d’assistante virtuelle: avertir tes clients de tes dates de « grandes vacances »le plus tôt possible. L’idéal, selon moi, est de les indiquer dans ton contrat de prestation de services et tes CGV (conditions générales de vente), quand tu poses plus de deux semaines d’affilée. Et lorsque tu gardes des contrats sur le long terme, comme j’apprends à le faire aux femmes qui suivent ma formation, tu leur communiques tes dates de vacances chaque début d’année.
C’est vrai que ça demande d’avoir de la visibilité plusieurs mois à l’avance. Tu ne vas donc pas pouvoir partir quand l’envie t’en prend. Mais rappelle-toi que tu as des clients qui doivent s’organiser en ton absence. Tu ne peux pas te permettre de partir du jour au lendemain et de les laisser en plan!
En plus de tes dates de vacances, pense à prévenir de tes indisponibilités lorsque tu en es avertie: une réunion de famille, une opération programmée, une formation... Tes clients apprécieront d’avoir du temps pour trouver un plan B.
Cependant, si tu as l’occasion de t’offrir quelques jours en last minute, ne t’en prive pas. Assure-toi d’avoir effectué tout le travail qu’on attendait de toi et préviens tes clients que tu ne seras pas joignable à telle date. L’important est que cela ne vienne pas mettre en péril ta collaboration.
3. Bien gérer ses vacances d’assistante virtuelle en proposant des alternatives à ses clients
Prévenir tes clients de tes congés, c’est bien. Leur offrir des alternatives pour que ton travail soit fait en ton absence, c’est encore mieux. Voici cinqoptions que tu peux leur proposer en fonction de ta situation. Tu dois êtreforce de proposition, mais bien sûr, c’est ton client qui prendra la décision qui lui conviendra le mieux.
Option 1: se faire remplacer par un membre de l’équipe de son client
Si ton client à une grande équipe, peut-être qu’une personne peut reprendre tes missions durant tes vacances. C’est quelque chose dont tu dois discuter avec la personne de l’équipe en question et avec ton client. Mais si c’est possible à mettre en place, c’est vraiment la solution la plus simple.
Option 2: le client reprend temporairement les missions
Si tu es sur de petits contrats (8heures par mois, par exemple), le client peut accepter de prendre le relais pendant ton absence. En revanche, ça risque de ne pas passer si tu as un contrat de 40 heures.
Option 3: partir en même temps que son client
Si l’entreprise est en pause pendant les vacances de ton client, la bonne idée est de partir en même temps que lui. Ainsi, il n’y a rien à anticiper.
Option 4: proposer une autre assistante virtuelle pendant ses congés
Pour que ton travail soit fait en ton absence, tu peux proposer à ton client d’avoir recours à une autre assistante virtuelle. Mais cette solution a aussi des inconvénients... Contrairement à toi, ta remplaçante ne connaîtra certainement pas les process de ton client. Il faudra donc peut-être prévoir un temps de formation ou le tournage de vidéos tutos. L’objectif est que tu passes des vacances tranquilles. Pas que l’assistante t’appelle tous les quatre matins pour te demander des renseignements. L’autre risque, c’est qu’au final, ton client préfère travailler avec ta remplaçante. Assure-toi d’avoir toute confiance dans la personne que tu vas proposer!
Option 5: anticiper certaines tâches le mois précédent.
Si ton agenda n’est pas complet et que tu as de petits contrats, tu peux éventuellement anticiper certaines tâches le mois précédant ton départ.
Si tu as de gros contrats, tu ne vas certainement pas pouvoir faire deux mois en un. Mais tu peux voir avec ton client qu’elles sont les tâches à prioriser et celles qui peuvent être mises en stand-by pendant les vacances.
En revanche, cette option n’est pas envisageable si ton agenda est complet. Si tu es déjà sous l’eau et que tu te rajoutes des tâches, ça ne fonctionnera pas.
4. Mettre de l’argent de côté pour partir en vacances sereinement
Certaines assistantes freelances renoncent à poser des congés par peur de ne pas avoir de rentrée d’argent. Et c’est vrai, si tu ne travailles pas pendant un mois, tu n’auras pas de revenus pendant cette période.
Pour bien gérer ses vacances d’assistante virtuelle, il faut donc provisionner de l’argent afin depouvoir se payer durant ses congés. Et cela s’anticipe dès la fixation de tes tarifs. Tout comme ils doivent prendre en compte tes charges, ils doivent comprendre une part destinée à tes congés payés (si tu as besoin d’aide pour établir des prix rentables, je t’invite à découvrir ma formation Target Price). Ainsi, tu pourras mettre de l’argent de côté tous les mois et partir en vacances sereinement.
5. Organiser sa charge de travail pour bien gérer ses vacances d’assistante virtuelle
Les derniers jours avant les vacances, c’est toujours le rush. En plus de tes missions habituelles, tu vas certainement avoir des choses à préparer pour anticiper ton départ. Alors, je t’invite à organiser ta charge de travail, si tu ne veux pas embarquer ta to do dans ta valise.
Essaie d’adapter tes prestations. Vois avec tes clients si tu peux diminuer un peu ton quota d’heures, la semaine avant ton départ. Tu peux également déléguer certaines tâches à une assistante en qui tu as confiance.
Mais surtout, fixe des deadlines à tes clients. Rappelle-leur tes dates de congés et indique-leur la date limite à laquelle ils doivent te donner leurs instructions s’ils veulent que les missions soient réalisées avant ton départ.
En résumé, bien gérer ses vacances d’assistante virtuelle, ça s’anticipe! Pour partir en congé l’esprit tranquille, pense à:
prévoir ton absence très en avance;
prévenir tes clients le plus tôt possible;
leur proposer des alternatives pour que tes missions soient réaliséesmalgré tout;
provisionner de l’argent pour te payer durant cette période;
alléger ta charge de travail la semaine précédant ton départ.
J’espère que ces quelques astuces te permettront de partir en vacances sereinement. D’ailleurs, quand as-tu choisi de poser les tiennes?
