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Comment définir son tarif horaire quand on est assistante virtuelle ?

Dernière mise à jour : 21 mai 2023



Pour vivre à 100 % de ton activité d’assistante virtuelle, tu dois fixer des tarifs rentables pour tes prestations. Et ça ne s’improvise pas ! Tes prix dépendent de ta situation personnelle, de tes charges et de ton expertise. Dans cet article, je résume tout ce qui doit être pris en compte pour calculer son tarif horaire.


Au programme









Préambule : une méthodologie pour les assistantes débutantes


Quand on se lance dans l’entrepreneuriat, calculer son tarif horaire est une étape primordiale. Mais elle peut faire peur. Je le vois auprès des femmes qui suivent ma formation.


Pour t’aider dans cette démarche, je te propose une méthode simple qui s’adresse aux assistantes qui débutent leur activité en microentreprise et qui facturent à l’heure.


Pourquoi à l’heure, plutôt qu’à la mission ?

  • Parce que, quand on se lance, on a du mal à estimer le temps que va nous prendre chaque tâche. En te faisant payer à l’heure, tu t’assures une rémunération plus juste.

  • Par souci d’organisation. C’est beaucoup plus simple.

  • Pour ne pas se faire avoir par un client qui te demande 150 changements.

  • Pour la polyvalence. Le pack horaire te permettra de réaliser plein de tâches différentes, contrairement à la mission qui est limitée à un seul domaine.



Compiler toutes ses charges pour calculer son tarif horaire


Au moment de définir son coût horaire, il y a de nombreuses erreurs à éviter. La première d’entre elles est de minimiser tes charges. Assure-toi de prendre en compte toutes les dépenses liées à ton activité.


A minima, tu auras :

  • le salaire que tu souhaites te verser ;

  • tes abonnements téléphone et internet ;

  • tous les logiciels nécessaires à la réalisation de tes missions ;

  • la cotisation pour le compte en banque dédié à ton activité ;

  • le coût de ta mutuelle, pour rembourser tes frais de santé ;

  • le montant de la RC pro (responsabilité civile professionnelle) qui te protège contre les conséquences des erreurs que tu pourrais commettre dans le cadre de ton activité ;

  • la cotisation pour ta prévoyance, une assurance qui t’assurera un revenu régulier en cas d’arrêt maladie ou d’hospitalisation ;

  • tout ce que te coûtent tes fournitures ;

  • ton épargne ;

  • les provisions pour le renouvellement de ton matériel (une panne est si vite arrivée !) ;

  • ce que tu dépenses en formation pour monter en compétences ;

  • une somme pour tes vacances ;

  • l’argent que tu mets de côté pour ta retraite (il n’est jamais trop tôt pour commencer...) ;

  • tes cotisations sociales, c’est-à-dire ce que tu vas reverser à l’URSSAF ;

  • la CFE (cotisation foncière des entreprises) que tu paieras dès ta deuxième année d’activité ;

  • tes impôts.

Additionne tous ces chiffres, puis divise la somme par le nombre d’heures que tu souhaites travailler dans l’année. Tu obtiens le tarif horaire minimum en dessous duquel tu ne peux pas descendre. Sauf si tu veux travailler à perte !




Fixer des prix rémunérateurs


Ton tarif horaire minimum n’est pas celui que tu dois facturer à tes clients. Il représente uniquement ton seuil de rentabilité. Pour t’assurer un revenu décent, je te conseille de ne jamais facturer en dessous de 35 € de l’heure.


Annoncer un tarif horaire inférieur pourrait desservir toute la profession. À l’inverse, si toutes les assistantes pratiquent un tarif juste, plus personne n’osera tirer les prix vers le bas. En te faisant payer à ta juste valeur, tu soutiens l’ensemble des assistantes virtuelles et tu participes au fait d’élever la profession.


Fixer un tarif trop bas risque aussi de te pénaliser toi ! En te faisant payer au ras des pâquerettes, c’est la valeur de ton travail que tu minimises.


Et surtout, tu manques de sérieux aux yeux des entrepreneurs qui voudraient collaborer avec toi. Un tarif pas cher peut être interprété comme :

  • l’aveu d’un manque de compétences. Or, tes clients veulent quelqu’un de parfaitement opérationnel.

  • un manque de confiance en toi. Dans ces conditions, pourquoi t’accorderaient-ils la leur ?

  • un risque au niveau de ton implication. Si tu n’es pas motivée par ta rémunération, tu pourrais bâcler le travail...

  • une méconnaissance du monde entrepreneurial. Eux-mêmes, en tant qu’entrepreneurs, ont dû fixer leurs tarifs. Ils savent qu’un taux horaire trop bas n’est pas viable sur le moyen terme. Ils prendraient un risque à travailler avec toi.



Calculer son tarif horaire en fonction de la valeur de la prestation


Alors, adopte une posture de cheffe d’entreprise et assume des tarifs à la hauteur de ton travail. Pour te donner une idée de tarifs raisonnables, voici ce que devrait facturer une assistante :

  • débutante : à partir de 35 €/40 € de l’heure ;

  • intermédiaire : 40 €/45 € de l’heure ;

  • expérimentée : plus de 45 € de l’heure.

Bien sûr, pour calculer son tarif horaire, il faut également prendre en compte la valeur ajoutée apportée à un client. Remplir un tableau Excel, ce n’est pas la même chose que de créer un planning éditorial ! Tu peux donc moduler tes prix en fonction des tâches à réaliser.


Abandonner le tarif à l’heure pour augmenter sa rémunération


L’inconvénient de la facturation horaire, c’est que ta rémunération est limitée par le nombre d’heures que tu souhaites travailler. Comme tu ne peux pas augmenter indéfiniment ton taux horaire, tu finis par atteindre un plafond.


Comment gagner plus lorsque tu montes en compétences ? La facturation à la mission peut être une solution. Il s’agit de proposer un package thématique sur une de tes spécialités (administratif, réseaux sociaux, montage de vidéos...). L’avantage, c’est que cela te permet de facturer plus cher... à condition de bien connaître ton fonctionnement, bien sûr. En revanche, cette option te prive de la polyvalence qui fait tout l’intérêt du métier d’assistante virtuelle, à mon avis.



Tout ce qu’il faut prendre en compte pour calculer son tarif horaire, en bref


Calculer son tarif horaire n’est pas une chose à prendre à la légère. Pour vivre de ton activité d’assistante virtuelle, tu dois :

  • prendre en compte l’ensemble de tes charges (et il y en a beaucoup !) ;

  • ne pas minimiser ton savoir-faire ;

  • moduler tes prix en fonction de la valeur que tu apportes à tes clients ;

  • et éventuellement envisager de facturer à la mission pour augmenter ta rémunération.

Tu as maintenant les bases pour établir ton tarif horaire. Mais évidemment, un article de blog est trop succinct pour étudier toutes les subtilités de la constitution d’une grille tarifaire. Dans ma formation, j’y consacre tout le module 2 ! Les participantes sont ainsi capables de définir une stratégie de prix cohérente, d’adapter cette stratégie initiale vers une vision d’acquisition sur le long terme et d’augmenter leurs tarifs. Sans compter tout ce qu’elles apprennent d’autres dans les six modules supplémentaires !






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