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Tu es attirée par le métier d’assistante freelance, mais tu ne sais pas si tu as les capacités pour le devenir ? Tu te demandes quelles études suivre pour démarrer comme assistante externalisée ? À vrai dire, aucune formation particulière n’est requise. Mais cela ne veut pas dire que tu peux exercer cette activité en ligne sans aucun bagage ! Voici 3 compétences indispensables pour être assistante virtuelle.
Être polyvalente : la première des compétences indispensables pour être assistante virtuelle
Pouvoir réaliser de multiples tâches
Un entrepreneur qui fait appel à une assistante digitale ne recherche pas une spécialiste dans un domaine particulier, mais un bras droit capable de le soutenir dans diverses missions. La polyvalence est donc la première des compétences indispensables pour être assistante virtuelle.
Tu n’es ni community manager, ni comptable, ni rédactrice web ni experte dans aucun secteur précis. En revanche, tu as une certaine connaissance de différents métiers qui te permet de jongler entre plusieurs tâches et plusieurs clients. Tu es un couteau suisse au service du développement de l’activité et du chiffre d’affaires des entrepreneurs avec lesquels tu travailles.
Une première expérience en marketing, en communication ou en gestion de projets, peut te donner certaines des compétences indispensables pour être assistante virtuelle.
Exemples de tâches demandées à une assistante freelance
Bien sûr, une assistante externalisée a forcément un ou des domaines de prédilection. Mais à l’intérieur de ceux-ci, elle réalise tout un panel de missions.
Une assistante administrative peut être amenée à gérer des mails et des appels, suivre la relation client (prise de rendez-vous, gestion du CRM, traitement des réclamations, des incidents et des litiges) ou encore réaliser la préparation comptable (rapprochements bancaires, établissement et gestion des factures et devis, relance des impayés…).
Si tu es assistante webmarketing, tu pourras proposer la création de tunnels de vente, l’organisation de masterclass, la mise en place de quiz, la gestion des réseaux sociaux (planning éditorial, création de visuels, création de comptes, modération, interactions, programmation) ou encore la création de freebies.
Quand tu accompagnes des formateurs, tu peux aider au lancement des programmes, gérer les dossiers de financement, créer les contrats pour les participants, assurer le suivi des stagiaires, gérer les plateformes de formation ou mettre en place les moyens de paiement.
Si tes clients sont des e-commerçants, tu peux les aider pour le suivi des commandes, le suivi de la relation client, le reporting ou l’optimisation SEO.
Il y a de nombreuses autres missions que tu peux remplir en fonction de tes compétences : faire de la pub sur Facebook ou Google, créer un programme en ligne, planifier des séquences emailing, réaliser du montage vidéo, de podcast, de jingle pub ou de clip, mettre en place des sous-titres, rédiger des articles, des newsletters ou des livres blancs, faire de la transcription…
Cette liste de tâches n’est évidemment pas exhaustive.
Maîtriser des outils numériques : l’incontournable des assistantes 2.0
Pour accompagner tes clients, tu vas avoir besoin de maîtriser de nombreux logiciels et applications. C’est la deuxième des compétences indispensables pour être assistante virtuelle. Tu vas bien sûr choisir ceux que tu préfères. Mais je te recommande tout de même de t’intéresser à plusieurs outils pour une même fonctionnalité. Car ton choix initial ne sera peut-être pas celui de ton client et tu devras t’adapter.
Tu peux suivre des formations pour maîtriser ces outils ou te former seule en autodidacte. Il y a de nombreux tutos gratuits sur YouTube. Et je t’en propose moi-même plusieurs dans la boite à tutos des assistantes. L’important est que tu puisses les utiliser quand le besoin s’en fait sentir.
Voici une liste (encore une fois non exhaustive) des plus outils les plus utiles aux assistantes virtuelles, classés par domaines.
Gestion des réseaux sociaux : Instagram, Facebook, Pinterest, Tik Tok, YouTube
Programmation sur les réseaux sociaux : Meta Business Suite, Tailwind, Metricool
Outil de streaming : Streamyard
Création de visuels : Canva, InDesign
Emailing : Active Campaign, Convertkit, Mailchimp, Mailerlite
Gestion de projet : Notion, Trello, Click up
Montage vidéo : Filmora
Montage de podcast : Audacity
Facturation : Tiime, Quaderno, Stripe, Go Cardless, PayPal
Planification : Calendly, Acuity
Réunion en ligne : Zoom, Google Meet
Plateformes de formation : Kajabi, Learnybox, Teachizy, Podia
Automatisation : Zapier, Automate.io
CMS : Wordpress, Wix
Connaître les codes de l’entrepreneuriat : primordial pour être une assistante rentable
Tu l’auras compris, plus qu’une formation spécifique, c’est un mélange de connaissances, de curiosité intellectuelle et d’expérience qui fera de toi une bonne assistante pour tes clients. Mais parmi toutes les compétences indispensables pour être assistante virtuelle, celle qui t’assurera d’être rentable est de connaître les codes de l’entrepreneuriat.
Tu peux être la meilleure assistante salariée du monde, tu ne réussiras pas à vivre de ton activité en freelance, si tu ne sais pas comment trouver des clients. Et crois-moi, tu n’es pas préparée à prospecter lorsque tu as travaillé en entreprise toute ta vie.
Même si tu as très envie de te mettre à ton compte, devenir entrepreneure ne s’improvise pas. Tu vas devoir définir ton client idéal, construire ton discours commercial, prospecter, travailler ton mindset, fixer des tarifs qui te permettront d’être rentable… Et ce ne sont pas tes compétences métier, aussi poussées soient-elles, qui te permettront de faire tout cela !
Je te recommande donc de te former pour devenir entrepreneure. Là encore, tu peux le faire en autodidacte grâce à des articles de blog, des livres sur le sujet et des vidéos inspirantes. Tu peux aussi suivre ma formation pour les assistantes virtuelles qui veulent vivre à 100 % de leur activité. Elle va te faire gagner pas mal de temps !
Être polyvalente, maîtriser les outils numériques et connaître les codes de l’entrepreneuriat, voici, selon moi, les 3 compétences indispensables pour être assistante virtuelle. Est-ce que tu en vois d’autres ? Viens me le dire en commentaire !
