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Pour générer du chiffre d’affaires, il faut trouver des clients. Mais il faut aussi se faire payer pour les prestations réalisées. Et là, plusieurs questions se posent. Vaut-il mieux opter pour une facturation à l’heure ou à la mission ? Et à quel moment se faire payer ? Avant ou après la prestation ? Dans cet article, je te dresse les avantages et les inconvénients des différents modes de facturation. Tu pourras ainsi choisir celui qui convient le mieux à ton entreprise d’assistanat virtuel.
Facturation à l’heure ou à la mission : définition
Il y a deux manières de facturer pour une assistante virtuelle : la facturation à l’heure ou à la mission.
Facturation horaire au réel ou au forfait
Tu peux décider de te faire payer au temps passé sur les missions de tes clients. C’est la facturation à l’heure. Bien sûr, avant cela, il faudra que tu aies défini un tarif horaire rentable. Car si tu évalues mal tes prix, tu ne pourras pas vivre de ton activité.
Pour ce mode de facturation, deux options s’offrent à toi. Tu peux choisir de te faire payer :
au réel : tu décomptes chaque heure travaillée pour un client ;
au forfait : les clients te réservent à l’avance un certain nombre d’heures par mois.
Facturation à la mission
L’autre manière de te faire payer est de facturer à la mission. Tu peux en effet proposer des packages thématiques. Selon tes domaines de prédilection, tu pourrais par exemple proposer un pack réseaux sociaux, avec la réalisation d’un certain nombre de posts et de visuels par mois. Ou un pack administratif avec édition des factures, suivi des encaissements et relance des impayés.
Il n’y a pas une meilleure façon de fonctionner. La facturation à l’heure ou à la mission ont toutes les deux leurs avantages et leurs inconvénients.
Avantages et inconvénients de la facturation à l’heure
Pour l’assistante virtuelle
La facturation horaire est la plus simple à mettre en place. Surtout si tu optes pour la facturation au forfait, car tu sais exactement le nombre d’heures que tu dois réaliser pour chaque client. Au-delà, tu arrêtes de travailler.
En plus, la facturation au forfait te permet d’organiser très facilement ton agenda et tes semaines de travail. C’est moins vrai avec la facturation au réel. Tes horaires peuvent être aléatoires en fonction des besoins de tes clients.
Mais dans un cas comme dans l’autre, tu devras adopter une gestion très rigoureuse de ton temps. Pour chaque mission, tu vas devoir te chronométrer. Des applications, comme Toggl track ou Clockify te permettent de le faire facilement. À condition d’enclencher le chronomètre !
Cette rigueur est indispensable. Non seulement pour mettre à disposition de ton client le rapport de tes heures. Mais aussi pour le tenir au courant de l’avancée de ton travail. Tu pourras ainsi le prévenir assez tôt lorsque son forfait arrive à expiration… ou lorsqu’il ne t’a pas donné assez de missions par rapport aux heures réservées.
La facturation au forfait peut être stressante, lorsque tu n’es pas sûre de pouvoir réaliser toutes les tâches demandées, dans le temps imparti. Là, c’est à toi de bien te connaître pour savoir ce dont tu es capable. Mais il te faudra aussi éduquer ton client. Il n’est pas toujours conscient du temps que prend une tâche. À toi de le lui expliquer. Et à toi aussi de calmer les ardeurs d’un client qui te fait refaire cinq fois la même chose parce qu’il change d’avis sans arrêt. En entretenant une communication transparente, tout cela se passera très bien.
Pour le client
Pour un client, avoir un forfait horaire est rassurant. Surtout lorsqu’il délègue pour la première fois. Il peut anticiper la dépense plus facilement. Il sait que tu ne dépasseras pas tes heures et donc que son budget sera préservé. En prime, il peut bénéficier d’une remise sur son package horaire. Ce n’est pas une obligation, bien sûr. Mais proposer des tarifs dégressifs pour tes forfaits d’heures est quelque chose qui peut faire la différence.
L’inconvénient de la facturation au forfait pour le client, c’est que le temps qui lui est dévolu est limité. Or si tu manques de disponibilité, il n’aura peut-être pas la possibilité de te demander des heures supplémentaires, voire de faire évoluer son forfait.
Avantages et inconvénients de la facturation à la mission
Facturer à la mission consiste à proposer un package thématique avec un tarif qui reflète le travail réalisé tout en t’assurant une marge suffisante. Lorsque tu es spécialisée dans un domaine, cela te permet généralement de facturer plus cher qu’à l’heure.
Mais je t’avoue que ce n’est pas mon option préférée. Surtout pour les assistantes virtuelles qui se lancent. Je le vois à travers ma formation : les assistantes débutantes ont du mal à évaluer leur temps de travail. Alors, comment proposer un package rentable pour elles, si elles ne savent pas combien de temps cela va leur prendre ?
Et puis, ce qui fait la force d’une assistante virtuelle, c’est son côté « touche à tout ». Même si tu n’es pas obligée de savoir tout faire, tu dois quand même être polyvalente. Or ce genre de package t’enferme dans un type de missions très précis. Et tes clients pourraient être frustrés de ne pas pouvoir faire appel à toi pour autre chose.
D’ailleurs, pose-toi la question. Es-tu réellement une assistante virtuelle. Si tu ne proposes qu’un seul type de mission, tu exerces peut-être un autre métier (community manager, rédactrice web…).
Facturation à l’heure ou à la mission : quand se faire payer ?
Que tu optes pour la facturation à l’heure ou à la mission, une autre question se pose. À quel moment te faire payer ?
Paiement avant la prestation
Quand tu proposes des forfaits horaires ou des packages missions, tu peux demander un paiement anticipé. Le règlement avant la prestation te permet d’éviter les mauvais payeurs. L’argent est sur ton compte avant même que tu ne commences à travailler. C’est sécurisant pour ta trésorerie.
Parfois, certaines assistantes se sentent illégitimes à demander à être payées avant leur prestation. Elles craignent que leurs clients refusent. Mais ce n’est qu’une croyance limitante. Regarde ta facture de téléphone portable. Ton opérateur te fait payer ton forfait avec un mois d’avance, et je suis persuadée que ça ne te pose aucun problème.
L’inconvénient de ce mode de paiement, ce sont les heures supplémentaires. Si ton client te demande de dépasser son forfait, tu vas être obligée de faire des régularisations sur la facture suivante. Si ça n’arrive que de temps en temps, ce n’est pas gênant. Mais si c’est régulier, tu peux vite t’y perdre. Personnellement, c’est pour ça que je suis passée au paiement après prestation.
Paiement après la prestation
L’avantage du règlement à terme échu, c’est que tu vas facturer exactement le nombre d’heures que tu as travaillé dans le mois. Même si tes clients t’ont demandé de dépasser leur forfait. Ton suivi comptable sera facilité.
Le danger, évidemment, c’est de tomber sur quelqu’un de malhonnête, qui refuse de te payer. Sur les missions récurrentes (celles que je te conseille de privilégier), c’est assez rare d’avoir ce genre de problème. Et normalement, lors de l’appel découverte, tu as dû te faire une idée sur la fiabilité de ton client. Mais il peut arriver que notre intuition nous trompe.
C’est pour ça que j’insiste toujours sur la nécessité de faire signer des CGV et un contrat de prestation de services à tes clients. En cas de problème, tu pourras te retourner contre un mauvais payeur.
Paiement avec acompte
Il y a une dernière alternative pour se faire payer : demander un pourcentage au début de la mission et le solde à la fin. Mais pour moi, ce n’est pas une bonne solution. Parce que c’est contraignant pour toi et ton client. Ça fait le double de travail de facturation et de suivi. J’estime que c’est une perte de temps.
Voilà, j’espère t’avoir éclairée sur les différents modes de facturation. Comme tu as pu le voir, il y a des avantages et des inconvénients que tu choisisses la facturation à l’heure ou à la mission. À toi d’opter pour la solution la plus appropriée à ton business et à ton client idéal. Et celle qui est la plus simple pour ta gestion. Mais avant de facturer, n’oublie pas de fixer des tarifs rentables ! Si tu as besoin d’aide sur ce sujet spécifique, ma formation Target Price est faite pour toi !
