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Ce n’est pas gratuit d’exercer comme assistante digitale ! Tu es à la tête d’une entreprise et, à ce titre, tu as un certain nombre de frais à prévoir. Entre les dépenses de fonctionnement pour gérer ton activité au quotidien et les investissements à réaliser pour développer ton business, même modérées, certaines charges sont incompressibles.
L’illusion de la gratuité
Il y a beaucoup d’idées reçues sur le métier d’assistante virtuelle. J’ai déjà démonté celle qui prétend que c’est une activité « facile ». Aujourd’hui je m’attaque à l’autre cliché que j’entends souvent : « se lancer comme assistante digitale, c’est gratuit ».
Pour certaines femmes, c’est un argument fort en faveur du choix de cette carrière. Mais il est totalement faux.
Je reconnais qu’il n’y a pas besoin d’un gros apport au démarrage, contrairement à l’e-commerce ou à une activité qui nécessite de louer un local, par exemple. C’est l’avantage de la prestation de services : les coûts sont moindres.
Mais cela ne veut pas dire qu’il n’y en a pas. Pour gérer et développer ton entreprise, tu as des frais à prévoir. Alors si ta seule motivation pour démarrer ton activité d’assistante freelance, c’est que ça ne va rien te coûter, lis la suite pour ne pas déchanter trop vite !
Le coût d’une micro-entreprise
La première démarche à faire lorsque tu veux te lancer comme assistante 2.0, c’est de créer ta micro-entreprise. Et ça, c’est vrai, c’est totalement gratuit. D’ailleurs, à moins que tu ne choisisses de te faire accompagner, si on te demande de payer quoi que ce soit, c’est probablement une arnaque.
Mais la suite va impliquer des dépenses :
lorsque tu vas réaliser du chiffre d’affaires, tu vas payer des cotisations auprès de l’Urssaf ;
pour recevoir les paiements de tes clients, tu auras besoin d’un compte bancaire dédié, généralement payant ;
en tant que cheffe d’entreprise, tu devras aussi payer la CFE (cotisation foncière des entreprises) à partir de ta deuxième année d’activité (si tu veux en savoir plus là-dessus, je te recommande le site de La Micro by Flo).
Un investissement matériel indispensable
Parmi les plus importants frais à prévoir pour devenir assistante virtuelle, il y a ton matériel. A minima un ordinateur et un téléphone portable. Mais pas n’importe lesquels. Ce sont tes outils de travail. Ils doivent être performants.
Un simple ordinateur familial ne suffira pas pour exercer ton activité. Tu as besoin d’un ordinateur rapide, avec une bonne capacité de stockage et de la mémoire. Je me souviens d’une assistante qui proposait des services de montage vidéo à ses clients. Elle s’est retrouvée coincée parce que son ordinateur ne disposait pas d’assez de mémoire.
Si tu le peux financièrement, essaie également de prévoir un ordinateur de secours. C’est optionnel, évidemment. Mais si le tien lâche, tu ne pourras tout simplement plus travailler.
Et là, je ne te parle que du strict minimum. Parce qu’au fur et à mesure, tu auras peut-être envie de t’équiper de matériel supplémentaire : une imprimante, un deuxième écran, une ring light… Tout ça, ce sont des coûts bien réels à engager lorsque tu deviens assistante virtuelle.
Des frais à prévoir pour les logiciels
Au-delà de ton matériel, dans la majorité des cas, tu vas avoir besoin de logiciels pour travailler. Il y en a un, en tout cas, qui me paraît indispensable, c’est le logiciel de facturation.
Non, tu ne peux pas créer tes factures et devis sur Excel. Tu es une professionnelle, agis comme telle ! Un logiciel comptable te permettra d’avoir des factures et devis aux normes. En ligne, tu peux notamment utiliser Henrii, qui est gratuit, ou Freebe, qui est payant.
Un autre logiciel dont je te conseille de t’équiper, c’est un logiciel de signature électronique. Bien sûr, ce n’est pas une obligation, mais je trouve que c’est un gage supplémentaire de ton professionnalisme. En tant qu’assistante digitalisée, ton rôle est de faire gagner du temps à tes clients. Mais avoue que leur expédier un contrat par mail, qu’ils doivent imprimer pour le signer, avant de le scanner pour te le renvoyer, c’est loin d’être fluide. Le logiciel de signature électronique facilite grandement les démarches. Mais évidemment, ça a un coût. Cependant, si tu envoies moins de 3 documents par mois, tu peux utiliser gratuitement HelloSign sur lequel j’ai réalisé un tuto.
Tes logiciels dépendront aussi des services que tu proposes : programmation de contenus, création de visuels, montage vidéo… Parfois, ils te seront même imposés par certains de tes clients.
Dans tous les cas, ce sont des charges à prendre en compte pour le bon fonctionnement de ton entreprise.
La sécurité a un coût
Sécuriser ton activité, c’est anticiper ce qui pourrait mal se passer. Parce que la vie n’est pas un long fleuve tranquille et que les imprévus non désirés, ça arrive. Je te recommande donc toute une liste de frais à prévoir pour entreprendre l’esprit léger :
une RC pro (responsabilité civile professionnelle) : certaines assistantes virtuelles se disent que comme elles ne se déplacent jamais dans l’entreprise de leurs clients, il n’y a pas de raison qu’elles cassent quoi que ce soit. Et donc, elles rognent sur la RC pro. Mais imagine que tu te fasses pirater ton ordinateur avec tous les mots de passe de tes clients… Avec une RC pro, tu seras couverte.
une assurance prévoyance : tant que tu n’es pas malade, tout va bien. Mais s’il t’arrive un pépin qui t’empêche de travailler, tu ne pourras plus te rémunérer. Une prévoyance sert à prendre le relai sur tes revenus.
une assurance retraite : ce n’est pas ce à quoi on pense en priorité, mais dès que tu le peux, cotise tous les mois pour préparer ta retraite.
un antivirus : pour protéger ton ordinateur et tes données.
des conditions générales de vente : je t’en ai déjà parlé dans mon article sur tes obligations légales en tant qu’assistante virtuelle, mais j’insiste dessus. Avec des CGV adaptées à ton activité, tu seras couverte en cas de litige avec un de tes clients.
La formation continue : un autre frais à prévoir
Tu n’as pas la science infuse ! Tout au long de ton parcours, tu vas avoir besoin de te former. D’abord à devenir entrepreneure, car trouver des clients et savoir communiquer, ce n’est pas inné. Et ensuite pour répondre à de nouveaux besoins, diversifier ton offre ou apporter un service de meilleure qualité à tes clients.
Évidemment, il existe des formations gratuites. Mais toutes ne le sont pas. Je te conseille donc de mettre de l’argent de côté chaque année pour monter en compétences.
Comme tu le vois, il y a des frais à prévoir pour devenir assistante virtuelle. Si tu comptais exercer ce métier uniquement pour ne pas dépenser un centime, c’est raté. D’ailleurs, je te conseille de revoir tes motivations. Car si tu n’es pas prête à investir sur toi-même, pourquoi les clients investiraient en toi ? Être assistante digitale, c’est être une professionnelle. Arrête de penser que tu es une subalterne de tes clients. Ça, c’est avoir un mindset de salariée. Une assistante virtuelle a une place stratégique dans une entreprise. Pour gagner cette place, tu dois investir sur toi.
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