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Lorsqu’on se lance comme entrepreneure, on pense à créer son logo (alors que c’est vraiment la dernière chose à faire !), à réfléchir à sa communication et à travailler sur sa prospection. En revanche, les aspects légaux et juridiques de notre activité passent souvent au dernier plan… Quand ils ne sont pas totalement oubliés ! Pourtant être en conformité avec la loi et disposer de documents solides juridiquement est indispensable pour sécuriser ton activité. Découvre les 4 obligations légales d’une assistante virtuelle et protège efficacement ton entreprise.
Disposer de CGV fait partie des obligations légales d’une assistante virtuelle
Cadrer la relation avec ses clients grâce aux CGV
Quand on se lance en tant qu’assistante freelance, il est important d’avoir à minima des conditions générales de vente. Les fameuses CGV. C’est même plus qu’important, puisque c’est une obligation pour tous les professionnels qui commercialisent des produits ou des services. `
Tes CGV établissent le cadre de ta relation avec tes clients. Elles précisent les droits et les devoirs de chacune des parties. En expliquant clairement ta politique commerciale et tes modalités de fonctionnement, elles limitent considérablement les risques de litiges. Au moindre impayé, tu peux facilement faire valoir tes droits.
Elles sont aussi gage de sérieux et de professionnalisme et te positionnent donc comme une véritable cheffe d’entreprise.
Joins tes CGV à chaque devis pour que tes clients les acceptent en même temps que ta proposition.
Faire appel à des spécialistes pour rédiger ses CGV
Pour protéger efficacement ton entreprise, tes CGV doivent être parfaitement adaptées à ton activité. Je te déconseille donc d’aller copier celles d’une autre assistante virtuelle ou de les plagier sur n’importe quel site internet. C’est un acte sanctionné par la loi. En plus, les CGV doivent contenir un certain nombre de mentions obligatoires et respecter les lois en vigueur. Ce que tu n’es pas sûre de faire si tu « t’inspires » d’on ne sait quel site… Enfin, le mieux, c’est que tu comprennes à quoi tu t’engages dans tes conditions générales de vente. Parce que recopier n’importe quoi peut clairement être à ton désavantage.
Pour des CGV au top, le mieux est de se faire accompagner par des spécialistes. Tu peux notamment faire appel à Bénédicte Fulgens. Elle est juriste d’affaires et propose un pack de documents juridiques qui te permettront d’exercer ton activité sereinement. J’aime aussi beaucoup Sarah Sedzicki, alias Madame la Juriste. Elle propose un pack spécial prestataires de services qui comprend 10 modèles.
Certes, se faire accompagner pour avoir des CGV adaptées constitue un investissement. Mais c’est comme pour une mutuelle. Tant que tu es en bonne santé, tu te dis que tu n’en as pas besoin. Et le jour où tu tombes malade, tu es bien contente d’en avoir une.
Chez Bénédicte, comme chez Sarah, en plus des CGV, les packs contiennent un modèle de contrat de prestation de services. Ce document n’est pas forcément obligatoire pour démarrer une collaboration. Mais personnellement, je préfère en rédiger un pour chaque client, afin de bien cadrer la prestation.
Ne pas négliger les mentions obligatoires sur les devis et factures
Savais-tu que les devis et les factures que tu émets doivent comprendre un certain nombre de mentions obligatoires. Cela aussi fait partie des obligations légales d’une assistante virtuelle.
Établir ce genre de documents ne s’improvise pas. Il y a tout un tas de règles à respecter, notamment au niveau de la numérotation des factures. Et tu peux recevoir une amende très salée, si tu ne t’y plies pas.
Je vois trop d’assistantes indépendantes qui n’en ont pas conscience et qui utilisent Excel pour créer leurs devis et leurs factures. Pourtant, il est très simple de respecter la loi en utilisant un logiciel de facturation qui te garantit la légalité de tes documents. Il en existe même des gratuits comme Henrri. Alors ne t’en prive pas !
Appliquer les obligations légales d’une assistante virtuelle sur son site internet
Quand tu travailles uniquement avec des professionnels et que tu ne vends rien en ligne, tu n’es pas obligée de publier tes CGV sur ton site internet. En revanche, il y a deux pages qui sont absolument indispensables : tes mentions légales et ta politique de confidentialité.
Ces deux pages vont permettre de :
informer les internautes de l’identité du propriétaire du site ;
préciser si et comment tu utilises les cookies (les fichiers informatiques, pas les gâteaux 😉) ;
renseigner les visiteurs sur les données personnelles que tu vas collecter et ce que tu vas en faire ;
donner la marche à suivre pour faire une réclamation sur l’utilisation de ces données personnelles.
En l’absence de ces deux pages, tu t’exposes à de lourdes sanctions pénales. Mais tu peux aussi te couper de certains contrats pour manque de professionnalisme. Leur présence rassure en effet les entrepreneurs qui voudraient travailler avec toi.
Je t’avoue que pour mon site, comme je ne m’étais pas renseignée sur le sujet, j’ai tardé à me mettre en conformité. Heureusement, grâce à l’accompagnement de Pauline Woods, j’ai pu régulariser la situation. J’ai donc désormais un site professionnel, parce que ça fait partie de mes obligations d’entrepreneure.
Être auto-entrepreneure ne dispense pas de respecter les obligations légales d’une assistante virtuelle
Même si les formalités fiscales et sociales sont simplifiées en micro-entreprise, tu restes une entrepreneure individuelle. Et à ce titre, tu dois respecter les mêmes obligations que les autres professionnels.
La dernière en date (au moment où je publie cet article), c’est de faire apparaître la mention EI ou Entrepreneur Individuel après ton nom, dans tous tes documents professionnels. Si tu ne le fais pas, tu risques jusqu’à 750 € d’amende.
De nouvelles obligations comme celle-ci apparaissent régulièrement. Et je t’accorde que ce n’est pas toujours facile à suivre. Mais « nul n’est censé ignorer la loi ». En clair, l’excuse « je ne savais pas » ne marchera pas, si tu te fais contrôler.
Pour t’assurer d’être en conformité avec ta micro-entreprise, je te conseille de suivre Florian Charpentier, plus connu sous le nom La Micro by Flo. C’est LE spécialiste de la micro-entreprise par excellence (d’ailleurs, il intervient dans ma formation pour assistantes virtuelles). Il décrypte toutes les actualités en lien avec les micro-entreprises et réalise des tutos pratiques pour les démarches.
Les aspects légaux et juridiques de ton entreprise ne sont pas à prendre à la légère. Non seulement tu encoures de lourdes sanctions, mais surtout, tu mets ton entreprise en danger. Pour sécuriser ton activité, assure-toi de respecter les obligations légales d’une assistante virtuelle :
fais réaliser tes CGV par des spécialistes ;
édite des devis et des factures aux normes ;
pense aux pages légales pour ton site internet ;
tiens-toi informée des évolutions du régime de la micro-entreprise.
Respecter ces 4 points, c’est aussi prouver ton professionnalisme. Ce qui ne manquera pas de rassurer de potentiels nouveaux clients.
