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Ne pas savoir quoi et comment déléguer. C’est le principal frein des entrepreneurs au moment de faire appel à une assistante virtuelle. Pour les rassurer, guide-les dans le processus de délégation. Avec Lucie Champvert, assistante virtuelle et créatrice de la Hive Agency, on te donne 5 conseils pour aider tes prospects à bien se préparer à déléguer, afin que la collaboration se passe le mieux possible.
Au programme
Identifier ses besoins : première étape du processus de délégation
Déléguer ne s’improvise pas. Cela se prépare en amont afin de mettre en place une bonne collaboration. C’est aussi important pour ton prospect que pour toi. Parce que s’engager avec un entrepreneur qui n’a pas réfléchi au recrutement de son assistante virtuelle, c’est prendre le risque de galérer au quotidien.
Alors, la première chose à faire est de t’assurer, lors de l’appel découverte, que ton prospect a clairement identifié quelles tâches déléguer. Si ce n’est pas le cas, Lucie Champvert, créatrice de l’agence d’assistantes virtuelle Hive Agency, a élaboré une méthode pour aider tes prospects à cerner leurs besoins.
« La première étape pour l’entrepreneur va être de faire le point sur son business en listant toutes les tâches qu’il est amené à réaliser chaque jour, chaque semaine et encore mieux, chaque mois. Il est important d’être précis et de détailler toutes les microtâches que cela implique.
Dans un deuxième temps, il va venir identifier les missions qu’il souhaite continuer à mener. Soit parce qu’il aime les faire, soit parce qu’il n’est pas encore prêt à les déléguer.
Les tâches restantes sont celles qui sont potentiellement délégables. La troisième étape va être de les classer, soit par degré de priorité, soit par catégorie (administratif, communication…). Ton prospect dispose ainsi d’une vision claire sur ce qu’il souhaite déléguer. »
Ce travail d’introspection est trop souvent négligé par les entrepreneurs. Alors pour les aider dans leur processus de délégation, encourage-les à le faire sérieusement. En identifiant leurs besoins, ils sauront exactement les compétences qu’ils recherchent chez leur assistante virtuelle.
À cette étape, il est également important que tes prospects réfléchissent au budget dont ils disposent pour déléguer. Cela va déterminer le nombre d’heures qu’ils pourront te réserver.
S’interroger sur le profil de son assistante idéale
Pour instaurer une bonne collaboration, il n’y a pas que les compétences ni le tarif horaire qui comptent. Il y a surtout l’aspect humain. « Chacun a une personnalité, un fonctionnement, une organisation et une énergie différente, reprend Lucie. Et en fonction de ça, on s’entend mieux avec certaines personnes que d’autres. En prendre conscience et identifier le profil d’assistante que l’on recherche est une étape clé dans le processus de délégation.
Demande à ton prospect s’il préfère travailler avec des personnes calmes et posées ou plutôt très dynamiques. Interroge-le aussi sur les qualités humaines et les valeurs qui lui sont chères. Il sera plus à l’aise pour collaborer avec quelqu’un qui partage les mêmes. »
Pense également à lui demander quelle relation il souhaite entretenir avec son assistante. Est-ce qu’il veut quelqu’un de disponible pour organiser des réunions et des brainstormings régulièrement ? Où préfère-t-il déléguer à une personne qui travaille en toute autonomie ?
Toutes ces questions sont nécessaires pour assurer le match parfait entre un prospect et son assistante virtuelle.
Déterminer le fonctionnement souhaité pour la collaboration
Pour travailler efficacement avec quelqu’un, il faut que le fonctionnement convienne aux deux parties. Il est donc primordial que ton prospect réfléchisse de façon concrète à la manière dont il souhaite collaborer avec son assistante virtuelle.
« Il y a trois éléments à définir, estime Lucie. La fréquence des réunions, le moyen de communication privilégié (mail, messagerie instantanée, message privé sur les réseaux sociaux…) et l’outil de gestion de projet (Notion, Trello, ClickUp, Asana…).
Par ailleurs, lors du processus de délégation, il est intéressant de lister les autres outils que l’assistante sera amenée à utiliser dans ses missions. » Demande à ton prospect de distinguer ceux que tu dois absolument maîtriser pour travailler avec lui, de ceux qui constitueraient un plus et sur lesquels tu pourras te former plus tard, le cas échéant.
« Amène également ton prospect à réfléchir à l’implication qu’il attend de ta part. Est-ce qu’il souhaite que tu exécutes simplement les tâches qu’il te délègue ou veut-il que tu sois force de proposition ? Insiste sur l’importance de la communication, parce que tu ne peux pas imaginer ce qu’il ne te dit pas. »
` Accorder du temps au processus de délégation
Rappelle à ton prospect que même s’il souhaite déléguer pour gagner du temps, mettre en place une collaboration efficace nécessite de l’implication, de l’investissement et de l’adaptation au démarrage. « Refuse les appels découverte qui seraient faits à la va-vite, conseille Lucie. Explique à ton prospect que c’est un rendez-vous important pour l’avenir de son entreprise et que c’est quelque chose qui doit être pris au sérieux. Dis-lui également que dans les premiers de votre collaboration, il devra te consacrer des créneaux horaires réguliers pour échanger avec toi et te donner les informations dont tu auras besoin.
Réfléchir et créer ses process est une autre façon de se préparer à bien déléguer. Mais c’est une tâche que ton prospect peut souhaiter te confier. » Dans ce dernier cas, la mise en place de la collaboration prendra un peu plus de temps.
Faire confiance à son intuition pour déléguer efficacement
Le dernier conseil de Lucie pour guider tes prospects dans leur processus de délégation est de les encourager à « faire confiance à leur intuition » afin de recruter l’assistante virtuelle avec laquelle ils collaboreront avec le plus de fluidité. Avant de signer un contrat avec eux, assure-toi qu’ils ont :
consulté ton site internet ou tes réseaux sociaux pour apprendre à te connaître et s’assurer que vous partagez les mêmes valeurs ;
osé te poser toutes leurs questions pour éclairer les zones d’ombres qui pourraient subsister ;
choisi ton profil parce que le feeling passe entre vous et pas seulement parce que tu coches toutes les cases de la fiche de poste qu’ils ont établi à l’étape 1 !
D’ailleurs, ce conseil est valable pour toi aussi ! Si tu n’as pas le feeling avec un prospect, ne le prends pas comme client.
Processus de délégation : 5 conseils pour guider ses prospects, en bref
Déléguer n’est pas quelque chose à prendre à la légère. Pour s’assurer une collaboration de qualité, cela nécessite une préparation de la part des entrepreneurs qui souhaitent faire appel à une assistante virtuelle. Pour aider tes prospects dans leur processus de délégation, tu peux les guider pour :
cerner les tâches qu’ils souhaitent confier ;
déterminer les valeurs humaines qu’ils recherchent chez leur collaboratrice ;
établir le cadre de travail qu’ils souhaitent mettre en place ;
prendre conscience du temps nécessaire à la démarche ;
se projeter dans la collaboration.
Je te souhaite de ne signer des contrats qu’avec des entrepreneurs bien préparés à la délégation. Si tu veux d’autres conseils pour monter en compétences dans ton métier d’assistante virtuelle, rejoins la Hive agency.
