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3 types de tâches à faire pendant ton CEO day d’assistante virtuelle

Dernière mise à jour : 3 juil. 2023


En tant qu’assistante virtuelle, tu travailles auprès d’entrepreneurs pour les aider à développer leur entreprise. Mais pour que la tienne se développe aussi, tu dois lui accorder du temps. En mettant en place une routine CEO day, tu vas pouvoir gérer ton business, prendre des décisions stratégiques, réaliser les actions qui s’imposent et t'assurer que ton entreprise évolue dans la bonne direction. Je te dévoile mes conseils et astuces pour un CEO day efficace.





Au programme




C’est quoi un CEO day et pourquoi c’est important ?


Un CEO day, c’est un jour où le patron d’une entreprise (le CEO, en anglais) se consacre entièrement à la gestion de sa boîte. Il prend le temps de réfléchir à sa stratégie, d’analyser ses résultats et de mettre en place des projets pour atteindre ses objectifs.


Inutile d’être à la tête d’une multinationale pour adopter une routine CEO day ! Même en tant que solopreneure, je te conseille d’instaurer un rendez-vous régulier avec toi-même pour faire avancer ton business.


C’est important, car en tant qu’auto-entrepreneure, toute la vie de ton entreprise repose sur tes épaules. Outre ton travail d’assistante virtuelle, tu dois communiquer sur ton activité, prospecter, assurer le suivi comptable, te former... Si tu te consacres uniquement à tes missions clients, tu risques de te laisser submerger et de t’épuiser professionnellement.


Ne pas avoir de temps pour toi risque aussi de t’amener à prendre des décisions irréfléchies qui pourraient pénaliser ton business : succomber au syndrome de l’objet brillant, manquer une opportunité, oublier de faire une déclaration importante dans les temps (coucou l’URSSAF)...


Alors dès aujourd’hui, sors la tête du guidon et bloque chaque semaine dans ton agenda un temps qui sera uniquement consacré à ton entreprise. Et respecte ce créneau. Car ce n’est pas un bloc de secours pour rattraper tes missions clients en retard ! C’est vraiment un temps que tu dois dédier à ton business. Sinon, tu ne pourras pas le développer.


Les tâches à implémenter dans sa routine CEO day


Que faire pendant ton CEO day ? Ce ne sont pas les tâches qui manquent !


Les tâches liées à la communication et à la prospection


Pour développer ton entreprise, tu as besoin de générer du chiffre d’affaires. Et pour ça, il te faut des clients. Ta routine CEO devrait donc inclure des actions de communication et de prospection.

  • Création de contenu : rédaction de newsletters ou d’articles de blog, tournage de vidéos, enregistrement de podcasts...

  • Préparation de ton calendrier éditorial : idées de posts, rédaction des descriptions, listes de hashtags, création des visuels, programmation des publications ;

  • Mise à jour de tes réseaux sociaux : stories à la une, arbre à liens...

  • Création d’un freebie ;

  • Prise de contact avec des prospects...


Les tâches administratives


Être entrepreneure implique de gérer tous les aspects de ta boîte. De quoi bien remplir la journée consacrée à ton business !

  • Comptabilité de fin de mois ;

  • Déclaration URSSAF (et TVA si tu es assujettie) ;

  • Envoi des factures clients... et éventuellement relance pour ceux qui tarderaient à te payer ;

  • Rédaction de tes CGV ;

  • Appel découverte et rédaction de compte-rendu ;

  • Réponse aux mails et demandes variées...


Les autres tâches


Ton CEO day doit également te permettre de réfléchir à ta vision d’entreprise et aux actions à mener pour atteindre tes objectifs. Cela peut passer par diverses choses :

  • suivre des formations ou rejoindre un membership pour monter en compétence ;

  • prendre des cafés virtuels avec tes business friends pour travailler ton réseau, maintenir le lien et faire de belles rencontres ;

  • lire des livres business ;

  • faire le point sur tes collaborations clients pour voir celles dans lesquelles tu t’éclates et celles qui ne te conviennent plus ;

  • avoir l’esprit libre pour réfléchir à de nouveaux projets ;

  • planifier tes journées et tes semaines ,

  • améliorer tes process...



Astuces pour un CEO day efficace


Même si tu ne travailles pas pour tes clients, le CEO day reste une vraie journée de travail. Durant quelques heures, tu quittes la casquette d’assistante virtuelle pour enfiler celle de cheffe d’entreprise et tu te dois d’être la plus efficace possible. Voici quelques conseils pour en tirer le meilleur parti :


  • pour déterminer le temps dont tu vas avoir besoin, commence par chronométrer les tâches que tu vas intégrer dans ta routine CEO day. Personnellement, je te conseille d’y accorder au moins une journée par semaine. De préférence toujours le même jour.

  • si tu es mumpreneur, je te recommande d’éviter le mercredi pour ton CEO day. Le « jour des enfants », tu risques d’être régulièrement interrompue, alors que tu as besoin de toute ta concentration pour prendre les meilleures décisions pour ton business.

  • une fois que tu as choisi le jour de ton CEO day, indique dans tes CGV que tu ne travailles pas ce jour-là. De cette manière, tes clients seront prévenus qu’ils ne pourront pas te solliciter à ce moment-là. C’est une manière simple d’imposer des limites à tes clients.



Adopter une routine CEO day pour développer son entreprise, en bref


En tant qu’assistante virtuelle, tu n’es plus salariée. Tu ne peux donc pas te contenter de réaliser uniquement les missions de tes clients. Tu dois également gérer ton entreprise. Des tâches administratives à la communication et à la prospection en passant par la réflexion stratégique sur l’avenir de ton business, tout cela demande du temps. Il est donc essentiel que tu consacres au moins une journée par semaine à ta routine CEO day.


Ne renonce pas à ce temps précieux, au motif que tu es débordée. Certes, tu ne vas pas directement le facturer. Mais toutes les réflexions et les actions que tu mèneras durant cette période sont nécessaires à la rentabilité et au développement de ton entreprise.





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