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Entre la prospection, la communication, l’administratif et la gestion des clients, les journées d’une entrepreneure sont bien remplies ! Si tu souhaites savoir comment bien s’organiser en tant qu’assistante virtuelle, je te dévoile la méthode que j’utilise pour gérer efficacement mes différentes activités.
Planifier sa semaine pour bien s'organiser quand on est assistante virtuelle
Avant toute chose, je tiens à préciser que je ne suis pas là pour te vendre du rêve. Si tu t’attends à ce que je t’explique comment travailler seulement deux jours par semaine, tu peux arrêter de lire cet article tout de suite ! Quand on est assistante virtuelle et qu’on accompagne des entrepreneurs qui ont besoin de nous, c’est difficile de faire autrement que de travailler du lundi au vendredi !
Cela étant posé, avant de te lancer tête baissée dans la réalisation de tes missions, je te conseille de planifier ta semaine. C’est un travail préparatoire dont je ne peux pas me passer. Il me permet d’avoir une visibilité sur mon horaire.
Commence par caler tous tes impératifs personnels dans ton agenda : tes obligations familiales, tes rendez-vous médicaux, tes séances de sport… Et ensuite, articule ton activité professionnelle autour. Personnellement, pour mes clients, je fonctionne avec des forfaits horaires. Je répartis donc les heures sur chaque jour de la semaine, en fonction des impératifs personnels que j’ai inscrits précédemment.
Pense aussi à toujours laisser de la place pour les imprévus. Même si mon planning est bien chargé, cela me permet de faire tampon si un de mes clients ou moi-même avons une urgence.
Si tu souhaites en savoir plus sur la façon de gérer efficacement ton agenda d’assistante virtuelle, je propose une formation offerte qui pourra certainement t’intéresser.
Comment bien s'organiser en tant qu'assistante grâce au time blocking
Mon deuxième conseil pour gérer ton agenda comme une pro, c’est de te caler des blocs de temps dédiés à certaines activités.
Comme tu le sais certainement, j’ai deux casquettes : une d’assistante virtuelle et une de formatrice. J’ai donc choisi d’organiser ma semaine en fonction de ces deux activités. Du lundi au jeudi, je travaille tous les matins pour mes clients. Et tous les après-midis sont dédiés aux membres de la formation Vivre à 100 % de son activité d’assistante virtuelle . Bien sûr, c’est un cadre qui s’adapte à mes besoins. Quand je n’ai pas de rendez-vous avec mes élèves l’après-midi, je cale mes fameux blocs « imprévus » et cela me permet de répondre aux urgences qui ne manquent jamais de se présenter !
Tu te demandes peut-être ce que je fais le vendredi… Je le consacre exclusivement à travailler sur mon entreprise. Et je te conseille de te réserver un créneau pour le faire également. C’est vraiment important quand on est entrepreneure d’avoir un temps dédié à gérer tout l’administratif dans son business, mais aussi à réfléchir à sa stratégie. D’ailleurs, c’est tellement important que j’y consacre tout le paragraphe suivant !
Réserver du temps à sa stratégie d'entreprise dans son agenda d'assistante virtuelle
Avoir une vision pour son entreprise
Je ne le répèterai jamais assez. Être assistante virtuelle, c’est avant tout être cheffe d’entreprise. Et à ce titre, tu dois consacrer du temps à ton business.
Il y a bien sûr toute la partie administrative et comptable, avec l’envoi des factures en particulier. Mais il y a aussi toute la communication et le marketing. Pour ma part, cela concerne la préparation de mes newsletters et de mes articles de blog ainsi que la gestion de mes réseaux sociaux.
Au début de mon activité, je m’en occupais seule. Aujourd’hui, j’ai la chance de travailler avec une assistante qui gère une partie de mon planning éditorial et ma Cécile , qui depuis le début de l’année m’accompagne sur la rédaction des newsletters et des articles de blog.
Mais il y a une chose que je ne délègue pas : c’est la réflexion sur ma stratégie et ma vision d’entreprise. C’est une chose super importante pour moi et qui devrait l’être tout autant pour toi qui es assistante virtuelle. Depuis le démarrage de mon activité, toutes les actions que je mène entrent dans une stratégie. Par exemple, lorsque j’ai créé mon freebie « Se lancer sur Instagram », c’est parce que je savais que j’allais proposer la formation « Créer un planning éditorial ». L’un découlait de l’autre. Quand ensuite j’ai fait le pivot pour me lancer en tant que formatrice pour assistantes virtuelles, j’ai également mis une stratégie en place.
Construire sa stratégie palier par palier
Avoir une stratégie n’empêche pas de faire des erreurs. Il y a des choses qui fonctionnent et d’autres pas. Mais consacrer du temps à cette réflexion me semble indispensable pour développer son entreprise. Je réfléchis donc moi-même aux thèmes de mes newsletters, de mes articles de blog et de mes publications sur les réseaux sociaux.
Je t’encourage à faire de même. Mais si je peux te donner un conseil : ne commence pas tout en même temps. Vas-y petit à petit. À vouloir tout faire d’un seul coup, tu risques de t’imposer une charge mentale trop importante. Commence par les réseaux sociaux pour ta prospection par exemple, et une fois que tu maîtrises cette partie, passe au palier suivant. L’objectif est de construire ta stratégie marketing sur des bases solides.
Ma journée type d'assistante virtuelle
Maintenant que tu sais comment bien s’organiser quand on est assistante virtuelle, je vais te présenter une de mes journées types.
La première chose que je fais quand je me réveille vers 7 h 30 ou 8 h, c’est un câlin à mes animaux. Et immédiatement après, je me mets sur mon téléphone. Je sais que beaucoup de gens déconseillent de se connecter aux réseaux sociaux dès le réveil, mais c’est le moment qui me convient le mieux pour répondre aux commentaires, aux DM et interagir avec ma communauté. Le reste de la journée, je n’ai pas le temps de me connecter, car je travaille pour mes clients. Or, c’est vraiment important pour moi d’y consacrer une demi-heure à une heure par jour, car ma prospection passe exclusivement par les réseaux sociaux. Et en plus, j’y prends du plaisir !
Ma vraie journée de travail commence vers 9 h – 9 h 30 (j’avoue que c’est plutôt cool d’être à son compte). Tous les matins, je réalise une demi-heure à une heure d’appels téléphoniques pour le compte d’un client. Ensuite, je passe à mes autres missions en fonction des priorités qui me sont données par mes clients. Avec leur accord, je travaille un jour particulier pour chacun d’eux. En général, je finis vers 13 h. Et après ma pause déjeuner, je renchaîne à 14 h.
L’après-midi, je réalise les appels de coaching pour les membres de la formation. Je peux en avoir jusqu’à quatre par jour. Ils ont souvent lieu tard, après 18 h ou 19 h et mes journées finissent en général vers 20 h – 20 h 30. Lorsque je n’ai pas de rendez-vous, je réponds à tous les mails que mes élèves m’envoient, à leurs messages sur le groupe Slack commun, je corrige leurs exercices… Je suis aussi là pour les soutenir et les rassurer quand elles traversent des périodes de doute. Je tiens à rester disponible pour qu’elles continuent d’avancer vers leurs objectifs.
Voilà, tu en sais un peu plus sur mon organisation. C’est celle avec laquelle je suis en adéquation et qui me rend sereine. Cela ne veut pas dire que tu dois faire pareil. Cela signifie que tu devrais réfléchir à la façon de construire un quotidien qui te fait plaisir. Évidemment, il va falloir travailler ! Mais en suivant mes 3 conseils pour savoir comment bien s’organiser en tant qu’assistante virtuelle, tu devrais trouver un rythme quotidien qui te permettra de t’épanouir. D’ailleurs, je suis curieuse de savoir comment toi, tu t’organises. Viens me le dire en commentaire !
