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Félicitations ! Tu as signé plein de contrats ! Mais maintenant, tu te demandes comment gérer plusieurs clients en même temps... Tu as du mal à jongler entre tes différentes missions. Tu te sens dépassée et tu ne sais plus où donner de la tête. Rassure-toi ! Dans cet article, je te compile 7 astuces pour prendre en charge plusieurs clients simultanément et retrouver de la sérénité dans ton quotidien d’assistante freelance.
Sommaire
1. Gérer plusieurs clients en même temps en fixant des objectifs de collaboration à chacun
Pour travailler efficacement avec plusieurs clients, il est essentiel de fixer des objectifs de collaboration clairs avec chacun d’eux. Ils te serviront de guide pour orienter ton travail et t’aideront à maintenir le cap tout en collaborant avec plusieurs entrepreneurs à la fois.
Il n’y a rien de pire pour perdre du temps qu’un client qui ne sait pas exactement ce qu’il souhaite te déléguer. Dès l’appel découverte, clarifie les missions que ton prospect pense te confier. Plus tu auras de détails sur tes attributions, plus tu seras productive.
2. Refuser certains projets
Je sais qu’en début d’activité, on n’a qu’une seule envie : trouver le plus de clients possible pour générer suffisamment de chiffre d’affaires. Pourtant ce serait une très mauvaise idée d’accepter de travailler sur n’importe quel projet.
Certaines missions peuvent en effet plomber ton emploi du temps. Ça peut être le cas si :
tu n’es pas du tout qualifiée pour une tâche et que le nombre d’heures de formation est incompatible avec ton planning ;
tu n’apprécies pas le travail que tu dois réaliser ;
le feeling ne passe pas avec ton client...
C’est important que tu détectes ce genre de red flags dès l’appel découverte pour pouvoir refuser ce type de collaboration. Certes, sur le moment, c’est une potentielle rentrée d’argent en moins. Mais tu te laisses de l’espace pour d’autres projets bien plus épanouissants.
3. L’organisation : la clé pour gérer plusieurs clients en même temps
Pour mener toutes tes missions en temps et en heure, tu vas devoir optimiser ton organisation. Pour cela :
priorise tes missions en fonction de leur deadline ;
estime le temps nécessaire pour chaque tâche ;
inscris-les dans ton agenda en anticipant suffisamment les délais ;
ne remplis pas complètement ton planning, mais laisse des créneaux pour les imprévus (il y en a toujours 😅) ;
prévois aussi des plages horaires pour traiter tes messages et tes notifications ;
apprends à jouer à Tetris, car un planning est loin d’être figé et devra être adapté au fil des imprévus dont je t’ai déjà parlé 😉.
4. Définir un canal de communication prioritaire avec chaque client
Tes clients doivent régulièrement te donner des indications pour te permettre de mener à bien tes missions. Un bon moyen pour éviter de perdre du temps est de convenir avec chacun d’eux d’un canal de communication unique sur lequel ils centraliseront leurs demandes. De cette manière, tu n’auras pas à surveiller les notifications de plusieurs applications, ce qui te fera gagner en productivité.
En fonction de tes préférences et des leurs, détermine quelle plateforme privilégier. Est-ce que ce sont les mails ? WhatsApp ? La messagerie privée d’Instagram ?
Personnellement, je te recommande d’utiliser un espace de travail partagé, comme Notion, Click Up ou Asana, par exemple. Grâce à ce genre de logiciels, tu peux collaborer efficacement avec tes clients. Toutes les informations sont regroupées au même endroit : tu es sûre de ne rien manquer. Et tes clients peuvent suivre l’avancée de tes missions.
5. S’occuper de plusieurs clients à la fois grâce aux automatisations, aux templates et aux process
Dans tout business, il y a des tâches répétitives. En les identifiant et en les optimisant, tu vas pouvoir gagner un temps fou pour traiter plusieurs contrats simultanément.
Les automatisations
Certaines opérations peuvent facilement être automatisées. Ta facturation, par exemple. Si tu utilises le logiciel Freebe, tu peux programmer l’envoi de factures récurrentes.
Tu peux aussi configurer des mails automatiques pour rappeler des rendez-vous, après un onboarding ou pour obtenir des témoignages clients...
Mises bout à bout, toutes ces automatisations te feront gagner un temps précieux que tu pourras consacrer à tes missions opérationnelles.
Les templates
Parfois, ce seront les templates qui te permettront d’avancer plus vite. Tu peux créer des modèles pour :
les visuels de publications (que ce soit pour ta communication ou celle de tes clients) ;
les réponses à des questions qu’on te pose souvent ;
les espaces de collaboration que tu proposes à tes clients sur Notion...
Les process
Pour tes clients comme pour toi, il y a des tâches que tu réalises régulièrement et qui nécessitent tout le temps les mêmes étapes : intégrer un article de blog sur un site internet, programmer des publications pour les réseaux sociaux ou une newsletter, monter un épisode de podcast... Pour être sûre de ne rien oublier et ne pas avoir à chercher telle ou telle information le moment venu, formalise chaque procédure.
Au format écrit ou vidéo, prépare une check-list dans laquelle tu détailles chaque point. Efficacité garantie au moment de passer à l’action.
6. Définir ses limites pour gérer efficacement plusieurs clients en parallèle
Pour mener plusieurs collaborations de front, tu dois protéger ton temps. Cela implique évidemment d’être focus sur tes missions et de ne pas t’éparpiller pendant que tu travailles. Mais cela suppose également que tu imposes tes limites à toutes les personnes qui voudraient s’immiscer dans ton horaire.
Et avant de les imposer, il s’agit de les définir. Réfléchis à la façon dont tu souhaites travailler et ce qui est inacceptable pour toi. Cela peut concerner :
les dates auxquelles tes clients doivent te donner leurs instructions ;
le nombre de fois où ils peuvent te demander de corriger un élément ;
les moyens par lesquels ils peuvent te contacter ;
la durée maximale des réunions périodiques ;
les jours où tu ne travailles pas...
Une fois que tu as établi un cadre, assure-toi de le communiquer clairement à tes clients. En l’inscrivant dans tes conditions générales de ventes et dans tes contrats par exemple. Mais aussi en leur faisant des rappels réguliers de vive voix.
Car, même sans mauvaises intentions, les personnes avec lesquelles tu collabores seront amenées tôt ou tard à essayer de transgresser les règles. À toi d’être ferme et d’oser dire non quand les demandes dépassent les standards que tu as établis. C’est indispensable pour tenir ta posture d’entrepreneure, être respectée et réaliser un travail de qualité pour plusieurs clients sans s’arracher les cheveux !
7. La fausse bonne idée : se consacrer à un seul client
Parfois, face à une to do list à rallonge, tu pourrais être tentée de renoncer à jongler entre plusieurs contrats. Après tout, ce serait tellement plus simple de trouver un seul « gros » client et de te concentrer sur les missions qu’il te confie...
Sauf que c’est illégal. En tant qu’assistante freelance, tu as l’obligation d’en avoir plusieurs, sous peine que votre collaboration soit requalifiée en salariat déguisé.
Tu ne risques pas de poursuites judiciaires (contrairement à ton client), mais l’administration pourrait te demander de rembourser des prestations sociales et des allocations chômage, si tu en as touché pendant cette période.
De plus, avoir un seul client, même si c’est un gros contrat, c’est prendre le risque de ne plus avoir de rémunération au cas où la collaboration s’arrête.
Comment gérer plusieurs clients en même temps, en bref
Gérer plusieurs clients en même temps sans travailler H24, c’est possible ! Cela nécessite évidemment une très bonne organisation, mais pas seulement. Pour t’assurer d’offrir un service de qualité à l’ensemble de ta clientèle, il est important de définir avec précision les missions que tu dois réaliser et d’optimiser ton temps grâce aux automatisations, aux templates et aux process.
Garde aussi en tête que tu es une cheffe d’entreprise et que c’est à toi d’imposer ta façon de travailler. En établissant des limites claires (et en les faisant respecter !), tu seras à même servir de multiples clients aisément.
Enfin, ne laisse pas la peur du manque déstabiliser ton business : refuser certaines collaborations est parfois nécessaire pour gérer les autres plus efficacement. À toi de détecter dès l’appel découverte les clients qui sont faits pour toi et ceux que tu peux laisser partir sans regret. Pour mettre toutes les chances de ton côté et réussir tes appels découverte, je te conseille mon atelier sur le sujet.
